Der digitale Datenaustausch Praxis & Labor
Wichtige Fakten und Loesungen fuer die Realisierung bis zum 01.01.2012 

 

Wir moechten keine Panik verbreiten, geben aber folgendes zu bedenken: Nur noch wenige Monate verbleiben den rund 60.000 Zahnarztpraxen und ca. 8.000 Dentallabors sich ueber das nachfolgend beschriebene Prozedere zu verstaendigen! Wie die Zahnarztpraxen mit BLUM Zahntechnik diese Aufgabe gemeinsam meistern, verraten Ihnen die nachstehenden Informationen.

Was ist neu: 
Rechtliche Grundlagen und Erfordernisse fuer die Praxis

Allgemein: Praxen sind nach dem DTA-Vertrag verpflichtet, Ihre Abrechnung fuer den ZE-Bereich ab dem 01.01.2012 zu digitalisieren. Dabei reicht es nicht, wie in der Vergangenheit, Zahntechnik-Leistungen und Material insgesamt einzutragen, sondern die Praxis muss folgende Daten von Hand in die Praxisverwaltungssoftware einpflegen:

• - Laborname
• - Labor ID
• - Herstellungsort
• - Abrechnungsbereich
• - NEM Einzelpreis
• - NEM Abrechnungszeitraum
• - Laborrechnungsdatum
• - Auftragsnummer des Labors
• - Gesamtbetrag netto
• - Mehrwertsteuer
• - Gesamtbetrag brutto
• - Artikelnummern der Rechnung BEL, Material
• - Leistungsbeschreibung
• - Einzelpreis
• - Mengen

Das bedeutet, dass die Praxis jede einzelne Laborrechnung noch einmal neu und von Hand erfassen muesste.
 

Konsequenzen und Anforderungen fuer das Labor

Allgemein: Labore sind nicht generell verpflichtet, ihre Rechnung digital zu uebertragen. Dies wird der Markt regeln.
Grundsaetzlich gib es 3 Verhaltensweisen fuer das Labor:

• - Keine uebertragung der Daten digital
• - Versand der XML Datei per Email, USB-Stick oder CD vom Labor an die Praxis
• - Bereitstellung des digitalen Auftragszettels

Der digitale Auftragszettel ermoeglicht eine bilaterale Laborbeauftragung und Abrechnung. Die Software ist wirklich genial einfach und kann auch ueber einen tragbaren Touchscreen PC benutzt werden.

Entscheidend fuer die Zuordnung der jeweiligen Laborrechnung zu dem abzurechnenden HKP (sofern diese nicht manuell von der Praxis ein 2. Mal erfasst werden) sind folgende Zuordnungskriterien:

• - HKP-/Fall-Nummer des abzurechnenden Plans
• - KZV-Nummer des behandelnden Zahnarztes
• - Praxisstempelnummer des behandelnden Zahnarztes
• - Patientennummer

Doch woher soll das Labor diese Information haben?

Grundsaetzlich ist die Aufgabenstellung zu loesen, wie das Labor diese Informationen neben allen anderen Auftragsinformationen moeglichst ohne uebertragungsfehler erhaelt. Die Loesung koennte eine digitalisierte Beauftragung sein. Nachfolgende uebersicht vermittelt einen Eindruck der Vor- und Nachteile der genannten Verhaltensweisen fuer Praxis und Labor

Die Hobbyloesung

Es gibt natuerlich unterschiedliche Wege, ohne digitalen Auftragszettel weiter zu arbeiten, getreu dem Motto: "Wir machen erst mal nichts!" oder "Wir verwenden E-Mail, USB, CD etc. fuer den digitalen Datenaustausch."

Diese Haltung kann sowohl fuer Ihre Praxis und unser Labor Probleme verursachen.

Probleme fuer Praxen:

• - Enormer Erfassungsaufwand der zahntechnischen Informationen (BEL-Positionen etc.)
• - Fehler durch manuelles Erfassen
• - Permanente Rueckfragen im Labor
• - Bei umsatzstarken Praxen kaum beherrschbarer Verwaltungsaufwand
• - Hohes Frustpotential in der Praxis
• - evtl. Sanktionen durch die KZV
• - Beauftragung bedarf mehr Schreibaufwand aufgrund zusaetzlicher Informationen
• - Schlechte Zuordnungsmoeglichkeiten der Rechnung bei einem Uebertragungsfehler
• - Rechnungen koennen "verschuett" gehen
• - Vorgehen erfordert hohe EDV Affinitaet (Arbeiten mit dem Dateisystem)
• - regelmaessige Rueckfragen im Labor bei nicht zuordnungsfaehigen Rechnungsdaten

Probleme fuer die Labore:

• - HKP Nummer, KZV-Nummer + Stempelnummer werden automatisch fehlen
• - Permanente Rueckfragen in der Zahnarztpraxis
• - Neue Auftragszettel muessen erstellt / gedruckt werden
• - Schlechte Zuordnungsmoeglichkeiten der Rechnung bei einem Uebertragungsfehler
• - regelmaessige Rueckfragen durch die Praxis bei nicht zuordnungsfaehigen Rechnungsdaten

- Zusaeaezlicher Zeitaufwand bei der Belegerfassung

Konzept statt Flickwerk! Die Loesung von Blum Zahntechnik!

Der digitale Auftragszettel inklusive XML-Datei.

Vorteile fuer Ihre Praxis:

• - Alle Daten werden nur einmalig erfasst
• - Wichtige Informationen koennen aufgrund des benutzerfuehrenden Systems nicht vergessen werden
• - Belegarchiv fuer Kostenvoranschlaege, Auftraege und Rechnungen werden vermieden
• - grosse Zeitersparnis
• - Der Schreibaufwand ist gering
• - Bildinformationen zum Auftrag koennen leicht uebermittelt werden
• - Die elektronischen Auftraege sind eindeutig
• - weniger Rueckfragen
• - lesbarer Laborauftrag fuehrt zu mehr Qualitaet
• - Reaktionszeit und Terminsicherheit
• - verschluesselter Versand der Dateien

Vorteile fuer unser Labor:

- Auftragserfassung in unserer Laborabrechnungssoftware entfaellt, da der Beleg durch den digitalen Auftragszettel automatisch eingelesen werden kann

• - uebertragungsfehler werden somit vermieden
• - die elektronischen Auftraege sind eindeutig und lesbar
• - durch das Einlesen des digitalen Auftragszettels ist die Laborrechnung vor erfasst
• - wichtige Informationen fuer die eindeutige  Zuordnung des Auftrages wie HKP-Nr., KZV-Nr. und Stempel-Nr. werden automatisch uebermittelt
• - mitgeschickte digitale Bilder sind dem Auftrag automatisch zugeordnet
• - Integration von Anfang an in das Qualitaetsmanagement
• - durch die erleichterte Erfassung des Auftrages fuer die Praxis, bevorzugte Beauftragung
• - digitale Signatur der Belege

Der Workflow

Die Oberflaeche zeigt nach dem individuellen Praxislogin die wichtigsten Funktionen ueber den Internetbrowser an.        login.digitaler-auftragszettel.de   Jede Praxis bekommt ihre eigenen Zugangsdaten von uns.
 

ueber die Kostenvoranfrage kann die Praxis leicht und spielerisch Kostenvoranschlaege im Labor anfragen. Ueber die Schaltflaeche Auftragserfassung kann die Praxis mit wenigen Klicks einen eindeutigen Auftrag erfassen und im Belegarchiv finden Sie alle Angebote und selbstverstaendlich Rechnungen, um Sie in die Praxisverwaltung zu uebernehmen. Durch die einheitliche Schnittstelle funktioniert das bei den allermeisten Programmen.
 

Beispielhaft erfassen Sie also einen Auftrag.

Es werden genau die Positionen abgefragt, die sonst auf den Papierauftrag geschrieben werden.

Interessant ist auch die Moeglichkeit, dem Auftrag direkt Bilder hinzuzufuegen. Dies ist natuerlich wichtig fuer das Labor, wenn es z.B. um die Herstellung von Bohrschablonen, Implantatarbeiten etc. geht.

Steht in der Praxis die Anschaffung eines Mundscanners bevor, ist auch dies fuer den digitalen Auftragszettel kein Problem. Auch diese Daten lassen sich uebertragen. Last but not least die Termine und Notizen.

Workflow im Labor

Auch hier ein eindeutiger Vorteil des digitalen Auftrags. Die hier erfassten Notizen sind lesbar und nachvollziehbar. Rueckfragen durch das Labor sind kaum noch erforderlich. Fuer den Dentalbeutel kann ein kleines Barcodeetikett gedruckt werden, damit das Labor den Auftrag nur noch einzubuchen braucht.
Es kann dann im Labor ein wirklich eindeutiger Laborauftrag ohne zusaetzliche Erfassung in das Qualitaetsmanagement integriert werden.

Ist die Arbeit fertig und hat das Labor den elektronischen Datensatz mit der Laborrechnung in die Praxis geschickt, bekommt die Praxis durch ein kleines kostenfreies Zusatzprogramm die Ankunft dieser Abrechnungsdatei automatisch angezeigt.

Die Daten koennen, mittels dieser im digitalen Auftragszettel erzeugten Datei, in die zahnaerztliche Abrechnungssoftware uebernommen werden!
Eine wirklich feine Sache. Intuitiv und innovativ.